Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Muster Archivservice GmbH
Musterstraße 1
10115 Berlin
Deutschland
E-Mail: kontakt@example.com

2. Welche Daten verarbeitet werden

Bei der Nutzung der Plattform können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Accountdaten
hochgeladene Dokumente
OCR-Texte
extrahierte Metadaten
System- und Audit-Logs
technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse und Zeitstempel

3. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere für folgende Zwecke:

Dokumentenverarbeitung und PDF-Umbenennung
Archivierung und strukturierte Ablage
Fehleranalyse und Support
Betriebssicherheit und Missbrauchserkennung
Nutzerverwaltung
Systemverbesserung im Rahmen des Plattformbetriebs

4. Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO

Je nach Nutzung stützen wir die Verarbeitung auf:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen am sicheren und stabilen Betrieb
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Einwilligungen, soweit Tracking oder optionale Zusatzfunktionen eingesetzt werden

5. Speicherdauer

Dokumente: bis zur Löschung durch den Nutzer oder bis zum Ende der vertraglichen Nutzung
Systemlogs: in der Regel 30 Tage
Backups: in der Regel 90 Tage
Audit-Informationen zu Verarbeitungs- und Löschvorgängen: solange dies für Support, Sicherheit oder Nachweiszwecke erforderlich ist

Gelöschte Daten können kurzfristig noch in Backups enthalten sein, werden jedoch nach Ablauf der Backup-Retention endgültig entfernt.

6. Empfaenger und Drittanbieter

Zur Bereitstellung der Plattform koennen externe Dienstleister eingesetzt werden, zum Beispiel:

OpenAI
Hosting- und Cloudanbieter
E-Mail-Dienstleister

Soweit Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR eingesetzt werden, kann es zu einer Drittlandübermittlung kommen. In solchen Fällen werden geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln verwendet, soweit erforderlich.

7. Nutzerrechte

Betroffene Personen haben insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über gespeicherte Daten
Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung personenbezogener Daten
Einschränkung der Verarbeitung
Datenübertragbarkeit
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

8. KI-gestützte Verarbeitung

Die Plattform nutzt automatisierte Systeme zur Analyse und Strukturierung von Dokumenten. Die erzeugten Ergebnisse können fehlerhaft sein und ersetzen keine fachliche, steuerliche, juristische oder buchhalterische Prüfung.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Plattform ist auf einen sicheren Betrieb ausgelegt. Dazu gehören insbesondere Zugriffskontrollen, Systemlogging, Transportverschlüsselung, Backup-Prozesse und Schutzmaßnahmen für gespeicherte Daten.